Hoeveel procent van je werktijd dien jij effectief zijn?
Een effectieve inzet van ca 70% is een mooi streven. Indien bv 95% effectieve inzet wordt nagestreefd kan het zomaar zo zijn dat je de 50% niet eens aantikt. Als je wat ademruimte mag creëren , kan het zomaar zo zijn dat je effectiever wordt:

Creëer lucht:

• Gezonde fouten: Als er gewerkt wordt mogen er fouten gemaakt worden. Medewerkers die fouten mogen en durven te maken kunnen ook groeien, leren waarom dingen wel of niet juist zijn waardoor het in de toekomst allemaal nog soepeler kan gaan lopen. Het maken van deze fouten en het herstellen hiervan kost tijd, handig als er tijd is om dit te mogen ondervinden. Als hiervan geleerd is, ben je daarna zomaar veel effectiever.
• Stress: Soms zit je net wat minder in je vel. Het gaat bv. niet goed met iemand die vanmorgen naar het ziekenhuis is gegaan. Dat betekent dat je de aandacht er zomaar eens niet helemaal bij is vandaag. Handig als je niet helemaal vol gepakt bent met deadlines waarbij er al achterstand is op oudere deadlines en de volgende zich weer meld met de vraag wanneer het werk af is. Op het moment dat het weer beter gaat met je heb je ook gelijk de tijd om stukje bij beetje de achterstand van afgelopen tijd in te halen. Overigens ook een aanrader om het anderen te laten weten dat er iets is, het non verbaal gedrag lezen is niet bij iedereen even sterk aanwezig, en dan kunnen anderen de verwachtingen van de werkdag daar ook vooraf op bijstellen. Als er tijd is om mogen herstellen, krijg je de kans om weer terug te veren naar je normale doen. Achterstanden stapelen niet te hard op. Hierdoor zal je sneller weer in je normale doen komen en ben je effectiever.
• Informatie: Het is handig om wat extra tijd te hebben om om je heen te kijken. Wie is er op kantoor vandaag hoe gaat het, wat zijn mogelijke punten die de ander bezig houdt. Deze gesprekken kunnen van enorme waarde zijn voor jou en de ander. In de vooraf ingeplande overleggen zal het meer over de werkinhoud zelf gaan waardoor je mogelijk lang niet alles meekrijgt. Informatie die voor jou ook bruikbaar en nuttig is maar in deze overleggen niet te horen krijgt omdat daar geen tijd voor was. Doordat je meer informatie krijgt, kan er beter geprioriteerd worden en kunnen acties effectiever worden opgepakt. Doordat beter te volgen is wat de bedoeling is wordt je effectiever.
• Hulp: Als er extra tijd is kan er ook extra geholpen worden. Wellicht zijn er anderen die de hulp echt kunnen gebruiken, je hebt de tijd om daarbij in te springen en wie weet heeft de ander ook extra tijd ter beschikking als het net even wat lastiger is bij jou. Het mogen helpen van anderen geeft positieve energie, groepsverbondenheid, een gezamenlijke drive. Hierdoor wordt je als team effectiever + kunnen achterstanden bij een persoonlijke dip worden voorkomen. De totale workload die de groep aan zal kunnen zal groeien, de groep wordt als geheel effectiever.
• Gebruik de dalen: Het werk is meestal geen continue stroom, er zijn pieken en er zijn dalen. Gebruik de dalen om achterstanden in te halen. Als er extra werkgroepen/ uitdagingen worden opgestart waar ook jij onderdeel van uitmaakt heb je minder de kans om de achterstanden van drukkere perioden in te lopen. Is er even minder te doen, wellicht een mooi moment voor een dagje verlof. als achterstanden zijn weggewerkt is je hoofd weer lekker leeg en beschikbaar voor de grotere uitdagingen. Dit maakt je effectiever.
• spanningsboog: Je kan niet altijd pieken. Als het in het verleden goed ging is dat geen garantie dat je in de toekomst ook er altijd wel wat bij kan pakken. Het kan zomaar gebeuren dat iets waar je aan werkt niet zo soepel loopt dan eerder gehoopt, wat twijfel in de hand kan werken (dit kon ik in het verleden wel waarom dan nu niet meer), zie ook spiraal. Als je alleen maar wil/ moet pieken zal je in de tijd waarschijnlijk wat gaan afvlakken in energie, denkkracht, handelsvaardigheid de boog kan niet altijd gespannen zijn. Als er ook regelmatig ontspanning gevonden kan worden, kan je ook beter pieken als het echt nodig is, dat maakt je effectiever.
• Groene stroom: Als er extra werktijd beschikbaar is kan je kijken naar de processen, zoals ze nu lopen en bepalen of er meer groene stroom gemaakt kan worden. groene stroom activiteiten kunnen sneller/ effectiever worden afgehandeld, wat je in de toekomst effectiever maakt.
• Back-up: Als je niet vol gepland bent heb je ook de tijd beschikbaar om voor anderen back-up te kunnen zijn. Pak het werk eens wat vaker over (niet alleen als vakantie vervanger) hier zijn mooie kansen voor jezelf en ook voor de ander te vinden zie back-up in the lead. Mocht iemand dit voor jou willen doen dan kan jij weer eens je eigen processen actualiseren met de terugkoppelingen die jij gehad hebt.

Het kan ook zijn dat je juist bezig bent met liever te veel. In dat geval ben je ook bezig met je eigen ontwikkeling goed om te doen, zorg er wel voor dat op een langere termijn het werk en de werktijd voor jezelf weer in de goede balans staat.

Geen volledige werkbaan
Scandinavische landen hebben historisch gezien een sterke nadruk gelegd op welzijn op het werk en hebben in sommige gevallen geëxperimenteerd met flexibele werkregelingen. Elk specifiek initiatief kan echter variëren in de mate van verkorting van de werkweek, de implementatie en de resultaten.

Echter, in algemene zin hebben experimenten met een verkorte werkweek vaak tot doel de balans tussen werk en privé te verbeteren en de productiviteit en tevredenheid van werknemers te vergroten. Hier zijn enkele algemene kenmerken van dergelijke experimenten:

1. Verkorting van de werkweek: Het kernprincipe van deze experimenten is om de standaard werkweek te verkorten. In plaats van de gebruikelijke 36 tot 40 uur per week te werken, wordt bijvoorbeeld overwogen om slechts 24 uur per week op kantoor te zijn.
2. Behoud van salaris: Een belangrijk aspect is dat werknemers hun volledige salaris behouden, ondanks het feit dat ze minder uren werken. Dit wordt gedaan om financiële zekerheid te bieden aan werknemers en hen aan te moedigen om productief te blijven tijdens de ingekorte werkuren.
3. Verbetering van productiviteit: Het idee is dat door de werkweek te verkorten, werknemers meer gefocust en productiever zullen zijn tijdens de uren die ze werken. Dit zou de efficiëntie kunnen vergroten en leiden tot betere prestaties op de werkplek.
4. Flexibiliteit: Een verkorte werkweek gaat vaak gepaard met meer flexibiliteit in werktijden en de mogelijkheid voor werknemers om hun werkuren aan te passen aan hun individuele behoeften en verplichtingen.

Het succes en de impact van dergelijke experimenten variëren afhankelijk van verschillende factoren, waaronder bedrijfscultuur, branche, managementpraktijken en de aard van het werk dat wordt uitgevoerd.

Naar: A. Persoonlijk
Naar: B. Team

Gedachte experiment:

• Heb je tijd voor evaluaties, verbeteren van processen, een praatje?
• Hoeveel uur in de week dien jij productief te zijn?
• Hoe zou jij je werkbalans willen aanpassen?