Lean is een managementfilosofie die oorspronkelijk is ontwikkeld binnen de productie-industrie, met name bij Toyota. Het doel van Lean is om maximale waarde te creëren voor de klant met minimale verspilling van middelen. In de context van projectbeheersing richt Lean-management zich op het identificeren en minimaliseren van verspillingen om efficiëntie en effectiviteit te verbeteren. De zeven verspillingen die zijn genoemd (bijvoorbeeld te veel vergaderen, wachttijden, overmatig micromanagement) zijn bekend als de "7 wastes" of "7 mudas" in Lean. Effectief projectbeheer is cruciaal voor het succes van elke onderneming. Echter, er zijn vaak verspillingen die het proces kunnen vertragen. Hieronder worden de zeven meest voorkomende verspillingen in projectbeheersing besproken, evenals tips om ze te minimaliseren.‍

1. Teveel vergaderen

Probleem: Overmatige vergaderingen kunnen leiden tot tijdverlies en verminderde productiviteit.

Oplossing:

• Prioriteer vergaderingen en houd ze kort en gericht.
• Overweeg alternatieve communicatiemiddelen zoals e-mails of projectmanagementtools.‍

2. Wachttijden

Probleem: Onnodige wachttijden vertragen het project.

Oplossing:

• Identificeer bottlenecks en los ze snel op.
• Optimaliseer de workflow om de doorlooptijd te verkorten.‍

3. Reistijd en op locatie werken

Probleem: Te veel tijd besteed aan reizen kan de efficiëntie verminderen.

Oplossing:

• Overweeg flexibel werken en digitale samenwerkingsmiddelen.
• Plan vergaderingen en werkzaamheden slim om reistijd te minimaliseren.‍

4. Teveel micromanagement

Probleem: Overmatige controle op details kan de voortgang belemmeren.

Oplossing:

• Geef teamleden verantwoordelijkheid en vertrouwen.
• Stel duidelijke doelen en verwachtingen om micromanagement te verminderen.‍

5. Frequentie van producten

Probleem: Overmatige productie zonder toegevoegde waarde verspilt middelen.

Oplossing:

• Analyseer de vraag en pas de productiefrequentie aan.
• Implementeer Lean-principes om de productiestroom te optimaliseren.‍

6. Capaciteit

Probleem: Onvoldoende of overmatige capaciteit kan tot inefficiënties leiden.

Oplossing:

• Stel realistische werklasten en deadlines vast.
• Monitor en pas de capaciteit aan op basis van de projectbehoeften.‍

7. Defecten

Probleem: Slechte uitvoering of onvoldoende vaardigheden kunnen tot fouten leiden.

Oplossing:

• Zorg voor continue vaardigheidstraining.
• Wijs taken toe op basis van individuele talenten en ervaring.‍

Tips voor Optimaal Projectbeheer:

1. Continue evaluatie: Regelmatige evaluaties helpen verspillingen te identificeren en aan te pakken.
2. Flexibiliteit: Pas het projectplan aan op basis van voortschrijdend inzicht en veranderende omstandigheden.
3. Teamempowerment: Geef teamleden de vrijheid om problemen op te lossen en verbeteringen voor te stellen.

Naar: Team groei
‍Naar: Benaderingen

‍Gedachte experiment:

• Welke verspillingen zijn het meest relevant voor ons project?
• Hoe kunnen we onze vergaderingen efficiënter maken?
• Op welke manieren kunnen we de capaciteit afstemmen op de projectbehoeften?
• Welke maatregelen kunnen we nemen om de frequentie van producten te optimaliseren?