We hebben de neiging om van alles te willen delen met onze omgeving, maar wanneer worden deze gedeelde gegevens eigenlijk informatie voor de ander?

Gegevens:
‍Dit omvat alles in je omgeving dat door de ontvanger kan worden waargenomen via de zintuigen: horen, zien, ruiken, proeven en voelen.

Informatie:
‍Dit is de verwerking van de ontvangen signalen tot kennis. In de meeste gevallen denk je na over wat binnenkomt en filter je wat op dat moment relevant is. Bijvoorbeeld, als je op een toetsenbord typt, ben je minder bewust van het gevoel aan je vingers, maar ben je meer gefocust op wat er op het scherm gebeurt. Dit filterproces is cruciaal, vooral in een wereld waarin we constant worden overspoeld met informatie.

In de context van gegevens - informatie filtering, praten, schrijven of tekenen we veel, waarbij niet alles als informatie wordt ontvangen, laat staan de essentie van de boodschap die we willen delen. Soms helpt meer praten niet, maar vereist het een andere aanpak.

Filter:
‍Aangezien we voortdurend worden blootgesteld aan een overvloed aan informatie, hebben we geleerd te filteren. De meeste gegevens gaan aan ons voorbij omdat we ons richten op slechts een klein deel van deze datamassa. Het verwijderen van onnodige informatie is van essentieel belang.

Ruis:
‍Ruis is alles wat verstorend werkt in het proces van gegevens naar informatie. Het kan moeilijk zijn om de ruis te ontdekken die jouw boodschap verstoort. Het verminderen van ruis vergroot de kans op succesvolle omzetting van gegevens naar informatie.

Hier zijn enkele tips om de kans op omzetting te vergroten:

• Houd het kort.
• Maak raakvlakken met persoonlijke interessegebieden.
• Betrek de ontvanger in de uitwisseling.
• Creëer 'Pavlov'-reacties.
• Spreek de interesse van de groep aan.
• Gebruik visuals en humor.
• Koppel aan de behoeften volgens Maslow.
• Vertaal naar wat het voor de persoon kan betekenen.
• Sluit aan op persoonlijke triggerwoorden.
• Herhaal en gebruik meerdere argumenten.

De mate waarin de gegevens voor de ander informatie worden, hangt af van factoren zoals luisterbereidheid en acceptatie van de boodschap.

Om te bepalen of het informatie is geworden, kun je twee richtingen overwegen:

Vanuit de ontvanger, zoals:

• Teruggeven in eigen woorden wat er is gezegd.
• Teruggeven van eigen beelden/visie op de ontvangen informatie.
• Verwerken van de informatie in het product.

Vanuit de zender, zoals:

• Toetsen/proefwerken.
• Via controles checken of het begrepen is.
• Mentimeter quiz.
• Het oppakken van vervolgtaken door de persoon aan wie het is uitgelegd.

Deze methoden zijn bruikbaar om te meten wat wel en niet is vertaald van gegevens naar informatie. Op basis van deze informatie kun je bepalen hoe verder te gaan, of het nodig is bepaalde aspecten te herhalen, en of de informatie voldoende is begrepen om verdere stappen te zetten.

Naar: Persoonlijke groei
Naar: Team groei
‍Naar: Puzzelstukjes

Gedachte experiment:

• Welke methoden gebruik je om informatie te verwerken en hoe beïnvloeden ze je perceptie?
• Hoe verminder je 'ruis' in je communicatie om begrip te vergroten?
• Welke tip om gegevens naar informatie om te zetten is het meest effectief in jouw context?
• Denk aan een recente communicatie-ervaring. Wat waren de signalen van de ontvanger dat de gegevens effectief werden omgezet? Wat zou je de volgende keer anders doen?