Een eenvoudige en overzichtelijke manier om de voortgang te rapporteren, is via het stoplichten/ kleurcodes. Deze kleuren bieden een beknopte weergave van de situatie. Hoewel het geen diepgaande inhoudelijke informatie geeft, geeft het wel de hoofdlijnen weer. Deze uiteenzetting wordt wel vaker in dashboards gebruikt. Verdere details kunnen indien nodig later worden besproken:

• Groen: Alles verloopt volgens plan, het team heeft de situatie onder controle en de processen zijn beheerst. Geen aanvullende inhoudelijke boodschap nodig.
• Oranje: Het team heeft de situatie nog onder controle, maar er zijn ontwikkelingen die mogelijk kunnen escaleren. Geef bij de kleur aan wat het spannende punt is en hoe het momenteel wordt beheerst.
• Rood: De situatie is niet meer onder controle, en er wordt verwacht dat de volgende in de hiërarchie actie onderneemt. Definieer concreet het knelpunt en geef aan welke hulp je nodig hebt.
• Blauw: Meestal voor nieuw gestarte of nog in te richten processen waarvan de status onbekend is.
• Grijs: staat vaak voor vervallen/ uitgevoerd/ afgehandeld.

Tijdens het gesprek wordt ingegaan op de rode kleur, waar actie noodzakelijk is. Degene aan wie wordt gerapporteerd, bespreekt wat hij of zij zal doen en welke verwachtingen er zijn voor degene die rood rapporteert. Het gesprek gaat over de herkenning van de actuele en veranderde kleuren. Eventuele opvallendheden worden besproken. Het is belangrijk om in dit gesprek te benadrukken dat het gaat om het in control zijn van eigen verantwoordelijkheden en om ontwikkelingen waar aanvullende hulp gewenst is. Daarnaast wordt aangeraden om in dit gesprek te bespreken hoe toekomstige escalaties of herhalingen kunnen worden voorkomen.

Buiten het rapportagegesprek is het handig om de ander op de hoogte te houden van verdere ontwikkelingen en verwachtingen af te stemmen. Hoewel dit geen formeel onderdeel van de rapportage is, maakt het wel deel uit van de aanpak om controle te houden over eigen verantwoordelijkheden door eisen en verwachtingen te verifiëren en actueel te houden.

Naar: Implementatie fase 2

Gedachte experiment:

• Welke kleuren geef jij jouw belangrijke onderwerpen waar je in de lijn over rapporteert?
• Hoe zorg je er voor zelf in control te zijn, de hoofdlijnen te delen en te voorkomen dat er actief op jou plaats wordt meegestuurd?