Proces OF inhoud
Het is niet altijd even makkelijk om gezamenlijk de voortgang te bereiken die vooraf bedacht is. Een van de valkuilen betreft het ontbreken van scheiding tussen inhoud en proces. Als je een inhoudelijke taak hebt waarbij je ook de voortgang moet bewaken (proces), dan is het natuurlijk dat je pas actief gaat najagen als je zelf je eigen werk hebt gedaan. Je wilt immers niet iemand anders tot last zijn als je zelf het ook nog niet lukt om het werk gedaan te hebben. Het najagen zelf is echter ook een belangrijke actie om gezamenlijk de planning te halen.

Splits de inhoudelijke taken (uitwerkingen maken) van de proces taken (bewaken dat het doel tijdig wordt gehaald). Als alle personen die aan de inhoud werken gezamenlijk worden aangespoord, kunnen ze elkaar stimuleren, de focus kan groeien en de haalbaarheid van de plannen wordt vergroot. Hoe meer het geloof in voortgang groeit, des te actiever worden personen om ook zelf hun eigen steentje bij te dragen. Het is leuk en nuttig om hier een ludiek tintje aan te geven, wat extra stimulans kan opleveren. Zo kan de procesbewaker die iedereen aanspoort bijvoorbeeld koeken uitdelen als de planning op tijd wordt gehaald. Zelf ben ik als aanjager bekogeld met waterballonnen en taart, en heb ik teamleden letterlijk een worst voorgehouden (die gewonnen kan worden) of zijn teams aan de slag geweest om spijkers in balken te slaan (de voortgang was letterlijk hoorbaar).

1. Duidelijke verantwoordelijkheden: Door taken op te splitsen in inhoudelijke taken en procesgerichte taken, wordt het duidelijker wie verantwoordelijk is voor welk aspect van het project. Dit voorkomt verwarring en dubbel werk.
2. Efficiëntie: Teamleden kunnen zich beter concentreren op specifieke aspecten van het project, waardoor ze efficiënter kunnen werken. Dit zorgt voor een snellere voltooiing van taken en een kortere doorlooptijd van het project.
3. Betere planning: Het onderscheiden van inhoud en proces maakt een betere planning mogelijk. Processen zoals het opstellen van schema's, het bijhouden van voortgang en het identificeren van mogelijke knelpunten kunnen afzonderlijk worden beheerd en geoptimaliseerd.
4. Verbeterde focus: Teamleden kunnen zich beter concentreren op de inhoud van hun taken zonder zich zorgen te hoeven maken over het proces. Dit verhoogt de kwaliteit van het werk en vermindert fouten.

‍‍Naar: Teamgroei
‍‍Naar: De puzzel
‍Naar: Implementatie fase 1

Gedachte experiment:

• Wordt proces bewaking wel eens gescheiden van inhoudelijke voortgang?
• Zijn dat expliciete keuzes?
• Zijn er voordelen te behalen om deze scheiding bij bepaalde processen toe te passen?
• Wat is er voor nodig om dat te starten?