Verslag, Acties en besluiten, wat zijn de voor en nadelen:

Verslag:
Een verslag is goed om terug te lezen wat er in hoofdlijnen besproken is. Wat is er behandelt en wat niet. Let hierbij wel op dat de beleving van eenieder bij een verslag anders kan zijn, zie ook herinnering schaven. Om de beleving voor zover mogelijk bij eenieder gelijk te houden helpt het om snel na het overleg het verslag te verspreiden, zie ook 60% versie.

Acties en Besluiten
Wat in een overleg in ieder geval relatief makkelijk gehaald kan worden is de definitie van acties en besluiten. Het meest praktisch hierbij is de volgende aanpak: 1. zet op een (separaat) scherm de actie en besluitenlijst open. Indien er een actie of besluit wordt benoemd dan wordt in het overleg deze op dat moment gedefinieerd. Dit klinkt minder effectief maar de voordelen hiervan zijn als volgt:

1. Iedereen ziet wat er geschreven wordt, dit voorkomt achteraf discussie over de actie of besluit.
2. Er is een adempauze in het overleg, zodat de aanwezigen ook even kunnen nadenken (klopt het, wil ik het, is het volledig e.d.)
3. Het staat gelijk op papier, na afronding van het overleg kan dit direct verspreid worden (nog fijner is dat het middels een link al beschikbaar is) zodat actiehouders hun acties gelijk concreet mee krijgen en persoonlijke krabbels die wel of niet gezet worden minder snel worden vergeten.
4. Acties kunnen met een lijstje makkelijker smart worden gemaakt, zodat het geen half werk wordt en verwachtingen voor zover mogelijk duidelijk zijn. Sta hierbij goed stil bij de haalbaarheid van de acties.

Grootste mogelijk nadelen:

• Acties: indien de acties in een actielijst komen die in volgend overleg worden doorgenomen kan het zijn dat dat onderwerp lang de tijd krijgt en het nut van separatie achterstallige acties steeds vager wordt. Acties zijn voor de persoon zelf om op te pakken. In overleggen gaat het in gezamenlijkheid over einddoelen en wat er nodig is om dat te behalen (wat in acties vertaald kan worden). De actielijst is daarmee een stukje service voor de personen in het overleg iets wat ze eigenlijk zelf ook kunnen opschrijven.
• Besluiten: Grootste nadeel bij een gezamenlijke definitie van een besluit is dat er ter plekke iets bedacht wordt waarbij je achteraf denkt dat kan beter, heeft teveel of te weinig uitsluitingen. Voor dit soort grotere besluiten is een vooraf aangeleverde voorbereiding met keuze mogelijkheden handiger.

Verslag methode:
Het team van adviseurs die om het management team heen adviseert heeft behoefte aan aanvullende informatie. Hoe komen besluiten tot stand, wat is er nog meer besproken in overleggen. Voor jouw achterban kan het handig zijn om het volgende te doen: Bereid voorafgaand van het overleg een mail voor met daarin het volgende opgenomen:

• aan alle adviseurs die je wil meenemen in wat er besproken is.
• bijlagen: agenda van het overleg + stukken
• inhoud van de mail: de adviseur rollen als noemer. Onder deze noemer de punten waarbij jij denkt handig voor mijn adviseur. Hanteer hierbij alleen steekwoorden niet alles wat besproken wordt. Je kan na het overleg altijd nog aanvullend toelichten wat je bedoeld als deze steekwoorden vragen oproepen. Het herhalen van het besprokene is daarbij handig ook om voor jezelf e.e.a. nog iets scherper te krijgen (zolang het gesprek niet te beladen was).
• Tijdens het overleg kan je hiermee ook luisteren namens je adviseurs en het gedachtegoed tijdens het overleg ook inbrengen in de gesprekken.
• Verstuur na afloop van het overleg gelijk deze mail, maak er geen boekwerk van. Het snel beschikbaar hebben van informatie kan belangrijker zijn dan de 100% compleetheid van de uitwerking. Je kan altijd nog aanvullend toelichten.

Naar: Team groei
Naar: Implementatie fase 2‍

Gedachte experiment:

• Worden er (veel) verslagen gemaakt/ gemaild?
• Is het te merken dat deze verslagen toegevoegde waarde hebben (worden deze gebruikt)?
• Zijn de verslagen tijdig/ kan je terughoudend zijn in overleggen om eigen aantekeningen te maken omdat het verslag spoedig volgt?
• Is het verslag vooral voor de vastlegging/ heeft het overleg een groot contractueel jasje waar deze vastlegging wenselijk is?
• Worden acties in gezamenlijkheid gedefinieerd?