Hoe kun je zorgen voor een keuze die door de groep wordt gedragen tijdens een brainstormsessie?
Door de minst favoriete mogelijkheden uit de lijst te verwijderen.
Brainstorm: Het keuzeproces
Om een keuze te maken die door de groep wordt gedragen, bijvoorbeeld voor een groepsactiviteit, is het essentieel om eerst voldoende ideeën te verzamelen. Een belangrijke regel hierbij is om minimaal vier keer zoveel ideeën te hebben als het aantal deelnemers aan de activiteit. Bijvoorbeeld, als er 6 personen zijn, streef je naar minimaal 24 ideeën (waarbij niet elk idee even goed hoeft te zijn).
Naar: De Puzzel
Gedachte experiment
3. De puzzel:
Als de puzzelstukjes verzameld zijn begint het echte puzzelen. Welkeverbanden kunnen er worden gelegd, wat is er aan de hand, zijn alle puzzelstukjes in beeld. Er zijn hierbij verschillende benaderingen die kunnen helpen om tot een uitwerking te komen. De voornaamste stappen:
3a. oorzaak
3b. essentie
3c. proefballonnen
3d. berenplan
3e. 60% versie
3f. Proces of inhoud
3g. Scenario analyse
3h. Advies en beslislijn
3i. Triggerwoorden
3j. Dashboard spagaat
3k. Details
Hoofdstukken
Naar: A. Persoonlijk
Naar: B. Team
Naar: C. Problemen oplossen
Naar: C1. Het team
Naar: C2.Puzzelstukjes
Naar: C3. Puzzel
Naar: C4.Implementatie fase 1
Naar: C5.Implementatie fase 2
Naar: D. Gevoel
Naar: E. Benaderingen
Naar: F. Gereedschap
Proces OF inhoud
Het is niet altijd even makkelijk om gezamenlijk de voortgang te bereiken die vooraf bedacht is. Een van de valkuilen betreft het ontbreken van scheiding tussen inhoud en proces. Als je een inhoudelijke taak hebt waarbij je ook de voortgang moet bewaken (proces), dan is het natuurlijk dat je pas actief gaat najagen als je zelf je eigen werk hebt gedaan. Je wilt immers niet iemand anders tot last zijn als je zelf het ook nog niet lukt om het werk gedaan te hebben. Het najagen zelf is echter ook een belangrijke actie om gezamenlijk de planning te halen.
Splits de inhoudelijke taken (uitwerkingen maken) van de proces taken (bewaken dat het doel tijdig wordt gehaald). Als alle personen die aan de inhoud werken gezamenlijk worden aangespoord, kunnen ze elkaar stimuleren, de focus kan groeien en de haalbaarheid van de plannen wordt vergroot. Hoe meer het geloof in voortgang groeit, des te actiever worden personen om ook zelf hun eigen steentje bij te dragen. Het is leuk en nuttig om hier een ludiek tintje aan te geven, wat extra stimulans kan opleveren. Zo kan de procesbewaker die iedereen aanspoort bijvoorbeeld koeken uitdelen als de planning op tijd wordt gehaald. Zelf ben ik als aanjager bekogeld met waterballonnen en taart, en heb ik teamleden letterlijk een worst voorgehouden (die gewonnen kan worden) of zijn teams aan de slag geweest om spijkers in balken te slaan (de voortgang was letterlijk hoorbaar).
Naar: Teamgroei
Naar: De puzzel
Naar: Implementatie fase 1
Gedachte experiment:
Stel je wilt een advies uitbrengen waarbij er een keuze wordt aanbevolen. Hoe doe je dat dan? De ontvanger kan simpelweg je advies opvolgen en het besluit gelijk nemen op basis van het vertrouwen in jou. Het is echter beter en wenselijker dat de ontvanger ook begrijpt wat er wordt aanbevolen, achter de keuze staat en de keuze kan verdedigen. Indien er voldoende tijd is, kun je er zelfs voor kiezen om het idee te planten, zodat de ander zelf de aanbeveling vindt en gaat doorvoeren. In het geval je zelf de aanbeveling wil schrijven en het fijn is dat de ander de beredenering kan volgen, dan kan de scenarioanalyse hulp bieden.
Scenario analyse
Ga ervan uit dat de ontvanger in basis inhoudelijk onvoldoende betrokken is. Leg uit wat het knelpunt is waar je tegenaan loopt en wat de voordelen en nadelen van de beginsituatie zijn. Werk vervolgens minimaal 3 scenario's uit:
Scenario minimaal
Dit is de ondergrens met betrekking tot de mogelijke keuzes die genomen kunnen worden. Leg kort de variant uit en benoem de voor- en nadelen hiervan. Vaak zitten hier hele grote niet wenselijke nadelen aan. Het is voor de ontvanger fijn om deze beredenering te zien. Het is makkelijk om het hier samen over eens te zijn dat dit niet wenselijk is.
Scenario maximaal
Dit is de maximale keuze die genomen kan worden. Dit betreft bijvoorbeeld de situatie waarbij geld of tijd geen rol speelt en alles mogelijk is. Benoem de voor- en nadelen van deze variant. De conclusie kan zijn dat zelfs als geld geen beperking is, de nadelen toch niet 100% kunnen worden weggenomen. Ook voor deze variant is het vaak makkelijk om het hier samen over eens te zijn dat dit niet realistisch is.
Scenario meest haalbaar
Nu duidelijk is wat er minimaal en maximaal gedaan kan worden, kan er worden overgegaan op het in beeld brengen van de echte aanbeveling, de tussenweg. Benoem de voor- en nadelen van deze aanbeveling. Er kunnen vervolgens meerdere tussenvarianten worden voorgelegd, maar hou het behapbaar voor de ontvanger.
Schrijf vervolgens de conclusie en aanbeveling waarbij je de reden van de aanbeveling koppelt aan het beschreven knelpunt en de afwegingen die je beschreven hebt. Door deze uitwerking kan ook een inhoudelijk minder betrokken ontvanger volgen wat de afwegingen zijn en wat wel en niet acceptabel is voor het vervolgpad. Het helpt dat de minimale variant in de uitwerking is gebaseerd op "geen keuze maken/ niks doen". In dat geval kun je aangeven wat het ongewenste effect in de toekomst kan zijn. Mocht het zo zijn dat er daadwerkelijk geen keuze wordt gemaakt, en in de toekomst treedt jouw beschreven werkelijkheid op, dan kan het zomaar zijn dat jouw volgende advies wel gehoord gaat worden. Let bij de uitwerking op dat deze het publiek dient te bereiken. Jip en Janneke en de 30 seconden test kunnen hierbij helpen.
Naar: Teamgroei
Naar: De puzzel
Naar: Implementatiefase 1
Gedachte experiment:
De dans tussen advieslijn en beslislijn:
Binnen elke organisatie vormen rapportage en besluitvorming het kloppend hart van effectief management. In deze dynamiek onderscheiden zich twee stromingen: de advieslijn en de beslislijn. De beslislijn betreft het pad van begin tot eind waarin het besluit genomen wordt. Hoe belangrijker het besluit des te meer personen binnen de organisatie onderdeel kunnen worden van het besluit. De advieslijn betreffen de ondersteuners van de personen die uiteindelijk het besluit nemen. Het besluit dient te worden voorbereid. De "lijn" betreft alle adviseurs in dit pad.
Inhoudelijke experts als navigators:
In de advieslijn bevinden zich de inhoudelijke deskundigen. Deze gepassioneerde individuen hebben een scherp oog voor de diepere inhoud. Ze schrijven adviezen, beoordelen uitwerkingen en fungeren als de kompasnaald voor bestuurders die besluiten nemen. De bestuurders, vaak belast met dagelijkse sturing en besluitvorming, vertrouwen op deze adviseurs om hen te leiden door de complexiteit van de organisatorische zee.
Het tijdig bewandelen van de advieslijn:
Wanneer zaken binnen de organisatie naar een hoger niveau worden getild voor besluitvorming, is het cruciaal om de advieslijn tijdig te bewandelen. Dit betekent het in een vroeg stadium betrekken van de adviseurs van de besluitennemers. Door tijdig met hen in gesprek te gaan, ontstaat een helder beeld en advies dat de basis legt voor een vlotte besluitvorming. Een dergelijk traject wordt vaak ondersteund door formelere gesprekken in de beslislijn, waarbij alle betrokkenen al in de juiste richting worden gestuurd voordat het definitieve besluit wordt genomen.
Advieslijn en beslislijn in harmonie:
Een afgestemd proces loopt als een goed geoliede machine. De paden van de advieslijn en beslislijn zijn van tevoren bewandeld, waardoor het uiteindelijke besluit sneller en doelgerichter kan worden genomen. Dit vergemakkelijkt niet alleen het besluitvormingsproces, maar bevordert ook de harmonie tussen alle betrokken partijen.
Voordelen van een afgestemd proces:
Conclusie: De dynamiek tussen de advieslijn en de beslislijn is als een goed georkestreerde dans, waarin elke beweging precies getimed is. Een effectieve organisatie herkent de waarde van beide stromingen en investeert in het creëren van een synergie tussen advies en besluit. Zo wordt rapportage en besluitvorming niet slechts een proces, maar een kunst waarbij beide lijnen in harmonie samenkomen om de organisatie naar nieuwe hoogten te leiden.
Naar: De puzzel
Naar: Implementatiefase 1
Gedachte experiment:
Jouw woorden doen ertoe!
Hoi daar! Vandaag gaan we praten over iets super belangrijks: woorden. Woorden hebben kracht, ze kunnen iemand blij maken of juist niet zo blij. We hebben het over "triggerwoorden". Dat klinkt misschien ingewikkeld, maar het is eigenlijk best simpel.
Voordelen van positieve triggerwoorden:
Tips voor slimme communicatie:
Onthoud: Jouw woorden hebben magische krachten. Ze kunnen een gewone dag speciaal maken. Dus, laten we samen slimme communicators worden en de wereld een beetje blijer maken met onze woorden! 🌟
Naar: Persoonlijke groei
Naar: Team groei
Naar: Puzzel
Naar: Implementatie fase 1
Gedachte experiment:
Bij het ontwikkelen van een dashboard doemt vaak de uitdaging op van een 'informatie spagaat': enerzijds streven we naar overzichtelijke conclusies op hoofdlijnen, anderzijds willen we gedetailleerde informatie zien die de basis vormt voor deze conclusies en de onderliggende details laat zien. Deze informatiebehoefte verschilt niet alleen van persoon tot persoon, maar ook tussen individuele wensen voor persoonlijk inzicht en de behoefte aan groepsgerichte informatie binnen het team.
Mijn persoonlijke informatiewensen kunnen verschillen van die van mijn teamgenoten, waarbij ik specifieke inzichten voor mezelf wil verkrijgen, terwijl anderen gericht zijn op het delen van informatie binnen de groep. Een perfect dashboard biedt exact het gewenste inzicht, maar het vinden ervan kan een utopie zijn. Het kan een feest zijn om het ultieme dashboard te ontdekken dat aan al onze eisen voldoet. Het wordt nog complexer wanneer de teamsamenstelling verandert, en het spel om het ideale dashboard te vinden opnieuw begint. vergeet hierbij ook niet dat als het perfecte dashboard gevonden is, deze uitwerking aandacht geeft op de manier die nu echt helemaal werkt. Over een maand kan deze benadering al achterhaald zijn. blijf altijd om je heen kijken naar wat de gevolgen zijn van waar op gestuurd wordt de wereld blijft dynamisch.
In situaties waarin men vastzit in deze spagaat, zijn er verschillende mogelijke oplossingsrichtingen:
Bij het ontdekken van de juiste insteek is het handig regelmatig te schakelen. Wat is er verzameld, hoe ziet de uitwerking eruit wat vindt men er van. Wacht niet te lang met de volgende upgrade/ toelichting. De bedoeling van het dashboard is informeren en tijdig sturen. Dit kan alleen als er ook regelmatig aandacht is voor dit onderwerp.
Naar: De puzzel
Gedachte experiment:
Bij het streven naar sturing op hoofdlijnen is het vaak een veelgehoorde kritiek dat iemand te diep in de details duikt, waardoor er te gedetailleerd wordt gewerkt. Gelukkig evolueren systemen voortdurend en worden ze steeds capabeler om details te verwerken, waardoor ze waardevolle data kunnen verzamelen voor de toekomst. De uitdaging ligt echter in het vinden van de juiste balans: hoeveel details kun je verzamelen zonder dat het de processen vertraagt of resulteert in een te complex en groot systeem?
Een cruciale stap in het inrichtingsproces is het identificeren van mogelijke vragen die zowel in de nabije als verre toekomst kunnen opkomen. Op basis van deze vooruitziende informatie richt je het systeem in en begin je met het verzamelen van relevante details. Het analyseren en adviseren moeten nauw verbonden zijn met deze details, en het is essentieel om achter de schermen koppelingen te creëren naar deze details tijdens beslismomenten. Deze koppelingen dienen als waardevolle bronnen van informatie in de toekomst, wanneer je je afvraagt hoe bepaalde beslissingen destijds zijn genomen.
In mijn optiek is het zelden mogelijk om te veel details te hebben. De uitdaging zit in het vermogen om veel details te verzamelen zonder dat dit ten koste gaat van de productiviteit of belasting voor de groep. Kort samengevat, het doel is niet om details te vermijden, maar eerder om ze op een doordachte manier te omarmen, zodat ze waarde toevoegen zonder onnodige complexiteit te introduceren.
Naar: De puzzelstukjes
Naar: De puzzel
Gedachte experiment:
Hoe groot mag een groep zijn als je gezamenlijk een zo breed mogelijk gedragen besluit wil nemen? De optimale groepsgrootte voor het nemen van beslissingen is beperkt tot 8 personen.
Besluitvorming:
Bij het nemen van besluiten brengt iedere deelnemer zijn of haar inzichten, meningen en visies aan tafel. Voor sommigen is het te nemen besluit van groter belang dan voor anderen, wat kan resulteren in meer of minder uitgesproken standpunten. Bij een te grote groep en een belangrijk besluit kunnen er te veel meningen zijn, wat de besluitvorming kan belemmeren. Het ontbreken van een besluit of richting kan soms schadelijker zijn dan het besluit zelf. Een overweging is om vooraf te bepalen wie namens wie aan tafel zit om het besluit te nemen. Het spanningsveld hierbij is dat minder mensen kunnen betekenen dat meningen niet goed vertegenwoordigd worden, terwijl te veel mensen de doorlooptijd verlengen en principepunten in nuanceringen veroorzaken. Het instellen van een escalatieniveau met bijvoorbeeld projectmanagers of directeuren als aanvulling kan handig zijn. Deze personen maken geen deel uit van de besluitvormende groep en kunnen objectievere afwegingen maken bij escalaties.
Waarom maximaal 8 personen?
De limiet van 8 personen is gebaseerd op de overweging dat de groep enerzijds niet te groot moet zijn om te veel nuanceringen en meningen te vermijden, en anderzijds groot genoeg moet zijn om vanuit diverse invalshoeken de elementen te benutten voor een weloverwogen besluit. Daarnaast wordt het lastiger om te observeren hoe eenieder reageert op ingebrachte input naarmate de groep groter wordt. Spreektijd is beperkt, niet iedereen kan tegelijk spreken, en het is belangrijk dat er voldoende tijd is voor alle deelnemers om bij te dragen tijdens overleggen. Groepsgrootte heeft invloed op het uiten van meningen; niet iedereen voelt zich even comfortabel om tegen een grote groep te spreken, waardoor waardevolle input verloren kan gaan. Buiten de formele bijeenkomsten is het ook lastiger om achter de schermen consensus te bereiken in grotere groepen, wat de geloofwaardigheid en betrokkenheid kan verminderen.
Hoewel er geen specifieke theorie is die uitsluitend is gericht op besluitvorming door maximaal 8 personen, zijn er enkele algemene principes en modellen die relevant kunnen zijn. Hier zijn enkele voorbeelden:
Hoewel deze theorieën niet specifiek gericht zijn op groepen van maximaal 8 personen, bieden ze inzichten in sociale processen en interacties binnen groepen. Besluitvorming is vaak afhankelijk van factoren zoals communicatie, cohesie en invloed binnen een groep, en deze theorieën kunnen helpen bij het begrijpen van deze dynamieken in verschillende contexten.
Naar: Team groei
Naar: Implementatiefase 1
Gedachte experiment:
Hoe kun je zorgen voor een keuze die door de groep wordt gedragen tijdens een brainstormsessie?
Door de minst favoriete mogelijkheden uit de lijst te verwijderen.
Brainstorm: Het keuzeproces
Om een keuze te maken die door de groep wordt gedragen, bijvoorbeeld voor een groepsactiviteit, is het essentieel om eerst voldoende ideeën te verzamelen. Een belangrijke regel hierbij is om minimaal vier keer zoveel ideeën te hebben als het aantal deelnemers aan de activiteit. Bijvoorbeeld, als er 6 personen zijn, streef je naar minimaal 24 ideeën (waarbij niet elk idee even goed hoeft te zijn).
Naar: De Puzzel
Gedachte experiment
3. De puzzel:
Als de puzzelstukjes verzameld zijn begint het echte puzzelen. Welkeverbanden kunnen er worden gelegd, wat is er aan de hand, zijn alle puzzelstukjes in beeld. Er zijn hierbij verschillende benaderingen die kunnen helpen om tot een uitwerking te komen. De voornaamste stappen:
3a. oorzaak
3b. essentie
3c. proefballonnen
3d. berenplan
3e. 60% versie
3f. Proces of inhoud
3g. Scenario analyse
3h. Advies en beslislijn
3i. Triggerwoorden
3j. Dashboard spagaat
3k. Details
Hoofdstukken
Naar: A. Persoonlijk
Naar: B. Team
Naar: C. Problemen oplossen
Naar: C1. Het team
Naar: C2.Puzzelstukjes
Naar: C3. Puzzel
Naar: C4.Implementatie fase 1
Naar: C5.Implementatie fase 2
Naar: D. Gevoel
Naar: E. Benaderingen
Naar: F. Gereedschap
Proces OF inhoud
Het is niet altijd even makkelijk om gezamenlijk de voortgang te bereiken die vooraf bedacht is. Een van de valkuilen betreft het ontbreken van scheiding tussen inhoud en proces. Als je een inhoudelijke taak hebt waarbij je ook de voortgang moet bewaken (proces), dan is het natuurlijk dat je pas actief gaat najagen als je zelf je eigen werk hebt gedaan. Je wilt immers niet iemand anders tot last zijn als je zelf het ook nog niet lukt om het werk gedaan te hebben. Het najagen zelf is echter ook een belangrijke actie om gezamenlijk de planning te halen.
Splits de inhoudelijke taken (uitwerkingen maken) van de proces taken (bewaken dat het doel tijdig wordt gehaald). Als alle personen die aan de inhoud werken gezamenlijk worden aangespoord, kunnen ze elkaar stimuleren, de focus kan groeien en de haalbaarheid van de plannen wordt vergroot. Hoe meer het geloof in voortgang groeit, des te actiever worden personen om ook zelf hun eigen steentje bij te dragen. Het is leuk en nuttig om hier een ludiek tintje aan te geven, wat extra stimulans kan opleveren. Zo kan de procesbewaker die iedereen aanspoort bijvoorbeeld koeken uitdelen als de planning op tijd wordt gehaald. Zelf ben ik als aanjager bekogeld met waterballonnen en taart, en heb ik teamleden letterlijk een worst voorgehouden (die gewonnen kan worden) of zijn teams aan de slag geweest om spijkers in balken te slaan (de voortgang was letterlijk hoorbaar).
Naar: Teamgroei
Naar: De puzzel
Naar: Implementatie fase 1
Gedachte experiment:
Stel je wilt een advies uitbrengen waarbij er een keuze wordt aanbevolen. Hoe doe je dat dan? De ontvanger kan simpelweg je advies opvolgen en het besluit gelijk nemen op basis van het vertrouwen in jou. Het is echter beter en wenselijker dat de ontvanger ook begrijpt wat er wordt aanbevolen, achter de keuze staat en de keuze kan verdedigen. Indien er voldoende tijd is, kun je er zelfs voor kiezen om het idee te planten, zodat de ander zelf de aanbeveling vindt en gaat doorvoeren. In het geval je zelf de aanbeveling wil schrijven en het fijn is dat de ander de beredenering kan volgen, dan kan de scenarioanalyse hulp bieden.
Scenario analyse
Ga ervan uit dat de ontvanger in basis inhoudelijk onvoldoende betrokken is. Leg uit wat het knelpunt is waar je tegenaan loopt en wat de voordelen en nadelen van de beginsituatie zijn. Werk vervolgens minimaal 3 scenario's uit:
Scenario minimaal
Dit is de ondergrens met betrekking tot de mogelijke keuzes die genomen kunnen worden. Leg kort de variant uit en benoem de voor- en nadelen hiervan. Vaak zitten hier hele grote niet wenselijke nadelen aan. Het is voor de ontvanger fijn om deze beredenering te zien. Het is makkelijk om het hier samen over eens te zijn dat dit niet wenselijk is.
Scenario maximaal
Dit is de maximale keuze die genomen kan worden. Dit betreft bijvoorbeeld de situatie waarbij geld of tijd geen rol speelt en alles mogelijk is. Benoem de voor- en nadelen van deze variant. De conclusie kan zijn dat zelfs als geld geen beperking is, de nadelen toch niet 100% kunnen worden weggenomen. Ook voor deze variant is het vaak makkelijk om het hier samen over eens te zijn dat dit niet realistisch is.
Scenario meest haalbaar
Nu duidelijk is wat er minimaal en maximaal gedaan kan worden, kan er worden overgegaan op het in beeld brengen van de echte aanbeveling, de tussenweg. Benoem de voor- en nadelen van deze aanbeveling. Er kunnen vervolgens meerdere tussenvarianten worden voorgelegd, maar hou het behapbaar voor de ontvanger.
Schrijf vervolgens de conclusie en aanbeveling waarbij je de reden van de aanbeveling koppelt aan het beschreven knelpunt en de afwegingen die je beschreven hebt. Door deze uitwerking kan ook een inhoudelijk minder betrokken ontvanger volgen wat de afwegingen zijn en wat wel en niet acceptabel is voor het vervolgpad. Het helpt dat de minimale variant in de uitwerking is gebaseerd op "geen keuze maken/ niks doen". In dat geval kun je aangeven wat het ongewenste effect in de toekomst kan zijn. Mocht het zo zijn dat er daadwerkelijk geen keuze wordt gemaakt, en in de toekomst treedt jouw beschreven werkelijkheid op, dan kan het zomaar zijn dat jouw volgende advies wel gehoord gaat worden. Let bij de uitwerking op dat deze het publiek dient te bereiken. Jip en Janneke en de 30 seconden test kunnen hierbij helpen.
Naar: Teamgroei
Naar: De puzzel
Naar: Implementatiefase 1
Gedachte experiment:
De dans tussen advieslijn en beslislijn:
Binnen elke organisatie vormen rapportage en besluitvorming het kloppend hart van effectief management. In deze dynamiek onderscheiden zich twee stromingen: de advieslijn en de beslislijn. De beslislijn betreft het pad van begin tot eind waarin het besluit genomen wordt. Hoe belangrijker het besluit des te meer personen binnen de organisatie onderdeel kunnen worden van het besluit. De advieslijn betreffen de ondersteuners van de personen die uiteindelijk het besluit nemen. Het besluit dient te worden voorbereid. De "lijn" betreft alle adviseurs in dit pad.
Inhoudelijke experts als navigators:
In de advieslijn bevinden zich de inhoudelijke deskundigen. Deze gepassioneerde individuen hebben een scherp oog voor de diepere inhoud. Ze schrijven adviezen, beoordelen uitwerkingen en fungeren als de kompasnaald voor bestuurders die besluiten nemen. De bestuurders, vaak belast met dagelijkse sturing en besluitvorming, vertrouwen op deze adviseurs om hen te leiden door de complexiteit van de organisatorische zee.
Het tijdig bewandelen van de advieslijn:
Wanneer zaken binnen de organisatie naar een hoger niveau worden getild voor besluitvorming, is het cruciaal om de advieslijn tijdig te bewandelen. Dit betekent het in een vroeg stadium betrekken van de adviseurs van de besluitennemers. Door tijdig met hen in gesprek te gaan, ontstaat een helder beeld en advies dat de basis legt voor een vlotte besluitvorming. Een dergelijk traject wordt vaak ondersteund door formelere gesprekken in de beslislijn, waarbij alle betrokkenen al in de juiste richting worden gestuurd voordat het definitieve besluit wordt genomen.
Advieslijn en beslislijn in harmonie:
Een afgestemd proces loopt als een goed geoliede machine. De paden van de advieslijn en beslislijn zijn van tevoren bewandeld, waardoor het uiteindelijke besluit sneller en doelgerichter kan worden genomen. Dit vergemakkelijkt niet alleen het besluitvormingsproces, maar bevordert ook de harmonie tussen alle betrokken partijen.
Voordelen van een afgestemd proces:
Conclusie: De dynamiek tussen de advieslijn en de beslislijn is als een goed georkestreerde dans, waarin elke beweging precies getimed is. Een effectieve organisatie herkent de waarde van beide stromingen en investeert in het creëren van een synergie tussen advies en besluit. Zo wordt rapportage en besluitvorming niet slechts een proces, maar een kunst waarbij beide lijnen in harmonie samenkomen om de organisatie naar nieuwe hoogten te leiden.
Naar: De puzzel
Naar: Implementatiefase 1
Gedachte experiment:
Jouw woorden doen ertoe!
Hoi daar! Vandaag gaan we praten over iets super belangrijks: woorden. Woorden hebben kracht, ze kunnen iemand blij maken of juist niet zo blij. We hebben het over "triggerwoorden". Dat klinkt misschien ingewikkeld, maar het is eigenlijk best simpel.
Voordelen van positieve triggerwoorden:
Tips voor slimme communicatie:
Onthoud: Jouw woorden hebben magische krachten. Ze kunnen een gewone dag speciaal maken. Dus, laten we samen slimme communicators worden en de wereld een beetje blijer maken met onze woorden! 🌟
Naar: Persoonlijke groei
Naar: Team groei
Naar: Puzzel
Naar: Implementatie fase 1
Gedachte experiment:
Bij het ontwikkelen van een dashboard doemt vaak de uitdaging op van een 'informatie spagaat': enerzijds streven we naar overzichtelijke conclusies op hoofdlijnen, anderzijds willen we gedetailleerde informatie zien die de basis vormt voor deze conclusies en de onderliggende details laat zien. Deze informatiebehoefte verschilt niet alleen van persoon tot persoon, maar ook tussen individuele wensen voor persoonlijk inzicht en de behoefte aan groepsgerichte informatie binnen het team.
Mijn persoonlijke informatiewensen kunnen verschillen van die van mijn teamgenoten, waarbij ik specifieke inzichten voor mezelf wil verkrijgen, terwijl anderen gericht zijn op het delen van informatie binnen de groep. Een perfect dashboard biedt exact het gewenste inzicht, maar het vinden ervan kan een utopie zijn. Het kan een feest zijn om het ultieme dashboard te ontdekken dat aan al onze eisen voldoet. Het wordt nog complexer wanneer de teamsamenstelling verandert, en het spel om het ideale dashboard te vinden opnieuw begint. vergeet hierbij ook niet dat als het perfecte dashboard gevonden is, deze uitwerking aandacht geeft op de manier die nu echt helemaal werkt. Over een maand kan deze benadering al achterhaald zijn. blijf altijd om je heen kijken naar wat de gevolgen zijn van waar op gestuurd wordt de wereld blijft dynamisch.
In situaties waarin men vastzit in deze spagaat, zijn er verschillende mogelijke oplossingsrichtingen:
Bij het ontdekken van de juiste insteek is het handig regelmatig te schakelen. Wat is er verzameld, hoe ziet de uitwerking eruit wat vindt men er van. Wacht niet te lang met de volgende upgrade/ toelichting. De bedoeling van het dashboard is informeren en tijdig sturen. Dit kan alleen als er ook regelmatig aandacht is voor dit onderwerp.
Naar: De puzzel
Gedachte experiment:
Bij het streven naar sturing op hoofdlijnen is het vaak een veelgehoorde kritiek dat iemand te diep in de details duikt, waardoor er te gedetailleerd wordt gewerkt. Gelukkig evolueren systemen voortdurend en worden ze steeds capabeler om details te verwerken, waardoor ze waardevolle data kunnen verzamelen voor de toekomst. De uitdaging ligt echter in het vinden van de juiste balans: hoeveel details kun je verzamelen zonder dat het de processen vertraagt of resulteert in een te complex en groot systeem?
Een cruciale stap in het inrichtingsproces is het identificeren van mogelijke vragen die zowel in de nabije als verre toekomst kunnen opkomen. Op basis van deze vooruitziende informatie richt je het systeem in en begin je met het verzamelen van relevante details. Het analyseren en adviseren moeten nauw verbonden zijn met deze details, en het is essentieel om achter de schermen koppelingen te creëren naar deze details tijdens beslismomenten. Deze koppelingen dienen als waardevolle bronnen van informatie in de toekomst, wanneer je je afvraagt hoe bepaalde beslissingen destijds zijn genomen.
In mijn optiek is het zelden mogelijk om te veel details te hebben. De uitdaging zit in het vermogen om veel details te verzamelen zonder dat dit ten koste gaat van de productiviteit of belasting voor de groep. Kort samengevat, het doel is niet om details te vermijden, maar eerder om ze op een doordachte manier te omarmen, zodat ze waarde toevoegen zonder onnodige complexiteit te introduceren.
Naar: De puzzelstukjes
Naar: De puzzel
Gedachte experiment:
Hoe groot mag een groep zijn als je gezamenlijk een zo breed mogelijk gedragen besluit wil nemen? De optimale groepsgrootte voor het nemen van beslissingen is beperkt tot 8 personen.
Besluitvorming:
Bij het nemen van besluiten brengt iedere deelnemer zijn of haar inzichten, meningen en visies aan tafel. Voor sommigen is het te nemen besluit van groter belang dan voor anderen, wat kan resulteren in meer of minder uitgesproken standpunten. Bij een te grote groep en een belangrijk besluit kunnen er te veel meningen zijn, wat de besluitvorming kan belemmeren. Het ontbreken van een besluit of richting kan soms schadelijker zijn dan het besluit zelf. Een overweging is om vooraf te bepalen wie namens wie aan tafel zit om het besluit te nemen. Het spanningsveld hierbij is dat minder mensen kunnen betekenen dat meningen niet goed vertegenwoordigd worden, terwijl te veel mensen de doorlooptijd verlengen en principepunten in nuanceringen veroorzaken. Het instellen van een escalatieniveau met bijvoorbeeld projectmanagers of directeuren als aanvulling kan handig zijn. Deze personen maken geen deel uit van de besluitvormende groep en kunnen objectievere afwegingen maken bij escalaties.
Waarom maximaal 8 personen?
De limiet van 8 personen is gebaseerd op de overweging dat de groep enerzijds niet te groot moet zijn om te veel nuanceringen en meningen te vermijden, en anderzijds groot genoeg moet zijn om vanuit diverse invalshoeken de elementen te benutten voor een weloverwogen besluit. Daarnaast wordt het lastiger om te observeren hoe eenieder reageert op ingebrachte input naarmate de groep groter wordt. Spreektijd is beperkt, niet iedereen kan tegelijk spreken, en het is belangrijk dat er voldoende tijd is voor alle deelnemers om bij te dragen tijdens overleggen. Groepsgrootte heeft invloed op het uiten van meningen; niet iedereen voelt zich even comfortabel om tegen een grote groep te spreken, waardoor waardevolle input verloren kan gaan. Buiten de formele bijeenkomsten is het ook lastiger om achter de schermen consensus te bereiken in grotere groepen, wat de geloofwaardigheid en betrokkenheid kan verminderen.
Hoewel er geen specifieke theorie is die uitsluitend is gericht op besluitvorming door maximaal 8 personen, zijn er enkele algemene principes en modellen die relevant kunnen zijn. Hier zijn enkele voorbeelden:
Hoewel deze theorieën niet specifiek gericht zijn op groepen van maximaal 8 personen, bieden ze inzichten in sociale processen en interacties binnen groepen. Besluitvorming is vaak afhankelijk van factoren zoals communicatie, cohesie en invloed binnen een groep, en deze theorieën kunnen helpen bij het begrijpen van deze dynamieken in verschillende contexten.
Naar: Team groei
Naar: Implementatiefase 1
Gedachte experiment: